Statuts et règlements approuvés (juin 2014) avant modification

 

 CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN

Révisés à l’assemblée générale annuelle du 25 juin 2014

Approuvés par le Registrar of Cie

Le 6 août 2014

 

PRÉAMBULE

Les Statuts et Règlements du CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN, constituent l’unique document régissant le fonctionnement de ladite Société.  Aucun autre texte, sauf les lois internationales, fédérales et provinciales ne peut primer sur ce document.  Tout changement aux Statuts et Règlements, s’il s’avère nécessaire, devra faire appel à la procédure décrite à la Section 23 de la Loi des Sociétés de la Colombie-Britannique et à l’article 12 du présent document.

 

INDEX

Préambule

Statuts

  1. 1. Nom de la Société
  2. 2. Objectifs de la Société
  3. Dissolution
  4. Territoire des opérations de la Société
  5. Organisme sans but lucratif
  6. &7   Langue de communication

Règlements

Article 1.         Mission
Article 2          Interprétation
Article 3          Membres.
Article 4          Assemblées générales des membres
Article 5          Procédures des assemblées générales
Article 6          Conseil d’administration
Article 7          Sceau
Article 8          Financement
Article 9          Nominations et attributions du personnel
Article 10        Vérificateur
Article 11        Amendements
Article 12        Lieu de garde des documents

 

STATUTS 

  1. La Société porte le nom de CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN.

2.  Les objectifs de la Société sont de :
a) faire connaître la richesse de la langue française et de la culture francophone à la population de la région de l’Okanagan par les moyens suivants:

– EN OFFRANT: un service d’accueil, des cours de français, un service de traduction et d’interprétation, aide et appui aux parents et aux enfants de programme cadre et d’immersion ou tout autre service qui pourrait éduquer la population en matière de francophonie.

-EN ORGANISANT: des expositions, des spectacles et des Salons du livre pour encourager et faire connaître les artistes et artisans francophones de la région et    du reste du Canada.

-EN PARTICIPANT: à des activités communautaires qui encouragent une  meilleure acceptation et compréhension des différents groupes ethniques canadiens.
B) entretenir des liens de coopération et d’échanges avec tout autre organisme de charité enregistré au Canada dont les buts sont semblables aux nôtres.

  1. Advenant le cas où la dissolution du CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN (CCFO) serait décidée par les membres, le solde des avoirs moins les dettes sera distribué à un organisme charitable reconnu au Canada. Cette mention est inaltérable.
  2. Les opérations du CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN sont limitées au territoire englobant la ville de Kelowna et de la région de l’Okanagan. Cette mention est inaltérable.
  3. Le CCFO est un organisme sans but lucratif et tout profit réalisé par ses activités servira uniquement à la réalisation des buts énoncés. Cette mention est inaltérable.
  4. La langue de communication lors de toutes les assemblées et de toutes les réunions du CCFO est le français.  Cette mention est altérable.
  5. La présidence d’assemblée aura toujours la discrétion de permettre un échange de communication dans une autre langue. Cette mention est altérable.

 

RÈGLEMENTS

ARTICLE 1: MISSION

La mission du CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN est définie comme suit:

«Servir les membres, regrouper et unir les francophones et francophiles de Kelowna et de la région de l’Okanagan et faire connaître la richesse de la langue française et de la culture francophone à la population.»

ARTICLE 2: INTERPRÉTATION

2.1.      Lexique des membres et des éléments directeurs du CCFO

2.1.1. Conseiller :
Désigne les membres du Conseil d’administration

2.1.2. Loi des Sociétés :
Désigne la Loi des Sociétés de la Colombie-Britannique ayant force de loi ainsi
que ses amendements, s’il y a lieu.

2.1.3. Adresse enregistrée :
Désigne son adresse telle qu’inscrite sur la liste de membres.

2.1.4 Conseil d’administration :
Désigne tous les conseillers

2.1.5    Lorsque le singulier ou le masculin est utilisé dans la rédaction, le pluriel et le féminin sont implicites.

2.1.6.   Les définitions dans la Loi des Sociétés, à la date où ces Statuts entrent en vigueur, doivent, avec les changements nécessaires, et pour autant qu’ils soient applicables, s’appliquer à ces statuts. Tout ce qui ne sera pas stipulé dans les présents règlements est référé à la « Loi de Sociétés» (Society Act).

 

2.2.      Sigles et ou abréviations :
CA:  Désigne le Conseil d’administration
CCFO:  Désigne le CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN.
SOCIÉTÉ: Désigne le CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN.
AGA:   Désigne l’assemblée générale annuelle.
AGE: Désigne une assemblée générale extraordinaire.
AS:  Désigne la LOI DES SOCIÉTÉS connue sous le nom de «Society Act».

 

ARTICLE 3: LES MEMBRES

3.1.      peut être appelé «membre honoraire» du CCFO :

3.1.1.   une personne ayant été proposée comme «membre honoraire» par le conseil d’administration et dont la nomination est acceptée à 75% des voix lors d’une AGA et selon les critères suivants:
– avoir été membre actif pendant cinq (5) ans cumulatifs au sein du CA du CCFO;
 ou
– avoir été membre actif pendant vingt (20) ans et avoir fait une contribution  bénévole exceptionnelle.

3.2.      peut être appelé «membre» du CCFO :

3.2.1.   une personne âgée de l8 ans et plus; ayant rempli le formulaire d’inscription du CCFO; ayant réglé la cotisation annuelle fixée par l’AGA et sa candidature acceptée par le CA.

3.2.2  Un membre honoraire

3.3       Ne peut être appelé membre du CCFO.

3.3.1.   toute personne n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle après deux rappels d’usage. Cette exclusion ne pourra en aucun cas faire l’objet d’une ouverture d’action en justice.  Le renouvellement de la cotisation est dû un an après le paiement initial.

3.3.2.   toute personne ayant fait parvenir sa résiliation par courrier recommandé aux bureaux du CCFO.

3.4.Peut être appelé « membre groupe» du CCFO :

3.4.1  Membre groupe A – Association à but non lucratif
Peut devenir «membre groupe» du CCFO tout organisme sans but lucratif étant reconnu et répondant aux critères suivants;
A) qui verse une cotisation annuelle fixée par l’assemblée générale annuelle;
B) qui est dûment incorporé comme organisme sans but lucratif;
C) qui fournit une preuve de son incorporation comme organisme sans but lucratif

3.4.2. Membre groupe B – Autre qu’association à but non lucratif.
Peut devenir «membre groupe B» du CCFO tout organisme répondant aux critères suivants :
A) qui verse une cotisation annuelle fixée par l’assemblée générale annuelle;

3.4.3    Chaque membre-groupe a droit à un vote.

3.5.      Seuls les membres en règle, depuis au moins six mois, peuvent être élus ou faire partie du conseil d’administration du CCFO.

3.6.      Seuls les membres en règle, peuvent être élus ou faire partie d’un comité du CCFO hormis le conseil d’administration.

3.7.      Tout membre du CCFO prend l’engagement de respecter les Statuts et règlements, présents et futurs de la Société.

3.8.      Exclusion d’un membre et droit d’appel :

3.7.1.   Le CA peut recommander de suspendre tout membre ou membre-groupe qui ne remplit plus ses obligations.  Ce membre ou membre-groupe peut être révoqué par un vote au 3/4 de l’AGA ou AGE.  Un avis d’exclusion sera préalablement expédié au membre ou au membre-groupe en question, spécifiant les raisons de l’exclusion, et l’invitant à exercer son droit d’appel lors de cette assemblée générale.

 

ARTICLE 4: ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES

4.1.      L’AGA du CCFO sera tenue au moment et à l’endroit tel que le décidera le CA en accord avec la Loi des Sociétés et devra avoir lieu au plus tard le 30 juin chaque année.

4.2.      Toutefois, le CA peut, s’il le juge nécessaire ou à la demande de 10% ou plus des membres, convoquer d’autres assemblées générales.  Elles porteront alors le nom d’assemblées générales extraordinaires (AGE).

4.3.      Lors de la convocation d’une assemblée générale :

4.3.1.   un avis de convocation doit être envoyé au moins quatorze (14) jours avant la tenue de cette assemblée.

4.3.2.   l’avis de convocation doit spécifier le lieu, le jour et l’heure de ladite assemblée et son ordre du jour.

4.3.3.   L’oubli accidentel de l’envoi ou la non-réception dudit avis, s’il ne concerne que 5% ou moins du nombre total des membres du CCFO, n’entraîne pas l’invalidation de la tenue d’une réunion.

 

ARTICLE 5: PROCÉDURES DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

5.1.      L’ordre du jour à l’assemblée générale annuelle devra inclure ce qui suit :

II) l’appel des membres;
III) l’adoption de l’ordre du jour;
IV) l’adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente;
V) le rapport du président;
VI) le rapport de l’employé permanent;
VII) les rapports de comités;
VIII) l’adoption des états financiers vérifiés;
IX) la nomination du comptable-vérificateur pour l’année en cours;
X) l’adoption de la programmation et des prévisions budgétaires;
XI) le montant de la cotisation annuelle;
XII) la limitation du pouvoir d’emprunt;
XIII) la tenue des élections;
XIV) les résolutions spéciales;
XV) Varia

5.2    Lors d’une assemblée générale :

5.2.1.   aucun sujet ne peut être discuté s’il n’y a pas quorum à l’exception de l’élection d’une présidence d’assemblée et l’ajournement ou la levée de l’assemblée.

5.2.2.   s’il arrive qu’il n’y a plus quorum, la discussion en cours de l’ordre du jour devra être suspendue jusqu’au moment où il y aura de nouveau quorum ou jusqu’à l’ajournement ou la levée de l’assemblée.

5.2.3.   le quorum est composé de dix (10) membres votants du CCFO.

5.3.      Si dans les trente (30) minutes de l’heure prévue pour débuter une assemblée générale, le quorum n’est pas atteint, l’assemblée sera levée si elle est convoquée par les membres: dans tous les autres cas, l’assemblée sera reportée deux semaines plus tard, au même jour, à la même heure et au même lieu, et si à l’assemblée reportée, le quorum n’est pas atteint dans les trente (30) minutes de l’heure prévue pour l’assemblée, les membres présents constitueront le quorum.

5.4.      Sujet à l’article 6.4 des Statuts et règlements, le président ou le vice-président du CCFO, ou dans l’absence des deux, un des membres du CA devra agir comme président des assemblées générales.

5.5.      Si à une assemblée générale, il n’y a aucun membre du CA présent dans les quinze (15) minutes après l’heure pour la tenue de l’assemblée, ou si le président ou les membres du CA refusent d’agir comme président d’assemblée, les membres présents devront se choisir parmi eux une présidence d’assemblée.

5.6.      Si lors d’une assemblée générale il y a ajournement :

5.6.1    ladite assemblée devra être reprise ultérieurement à un endroit et à un moment qui devront être précisés avant l’ajournement.

5.6.2    seuls les sujets n’ayant pas été réglés à l’ordre du jour de ladite assemblée pourront être discutés.

5.6.3.   et si cette même assemblée est ajournée pour dix (10) jours ou plus, un avis d’ajournement devra être donné comme dans le cas d’une assemblée.

5.6.4.   la marche à suivre durant les assemblées s’inspire du «code Morin».

5.7.      Lorsqu’il y a une résolution proposée à une assemblée :

5.7.1.   celle-ci doit être appuyée, mais le président d’assemblée n’a pas le droit de proposer ni d’appuyer la résolution.

5.7.2.   et si le résultat du vote est égal, le président d’assemblée n’a pas de vote prépondérant, donc la résolution ne sera pas adoptée.

5.8.      Lors du vote :

5.8.1    tous les membres en règle, depuis au moins quatre semaines, et âgés de 18 ans, ont droit à un vote au cours d’une assemblée.

5.8.2    le vote sera pris à main levée, à moins qu’un vote secret ne soit demandé par deux (2) membres ou plus.

5.8.3    le vote par procuration ne sera pas permis.

5.8.4    les personnes à plein temps, à mi-temps ou à contrat de même que les sous-traitants à l’emploi du CCFO au moment de l’AGA n’ont pas droit de vote, mais ont droit de parole, sur invitation seulement.

5.9.      Pouvoirs :

5.9.1    l’assemblée générale annuelle est souveraine pour toutes les décisions de la Société.  Elle détermine les objectifs, les orientations, les politiques, les statuts et règlements et les budgets.

5.9.2.   l’assemblée générale annuelle considère et adopte les sujets apparaissant à l’ordre du jour selon l’article 5.1 des présents règlements et se prononce sur tout autre sujet d’intérêt qui lui est soumis.  Les rapports sont présentés par le CA.

5.9.3.   l’assemblée générale délibère et vote sur les résolutions soumises par le CA et/ou ses membres.

5.9.4.   l’assemblée générale annuelle élit les membres du CA.

5.9.5.   l’assemblée générale extraordinaire ne pourra décider que des questions figurant sur l’avis de convocation.

5.10.    Le CCFO peut inviter des observateurs à ses diverses assemblées.

 

ARTICLE 6: CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1.      Rôle et attribution :

6.1.1.   l’assemblée générale donne décharge de sa gestion au CA.  C’est à lui que    revient de diriger les affaires courantes, préparer et convoquer les assemblées et autres réunions, enregistrer et exécuter les décisions de l’assemblée générale, présenter à l’assemblée générale les rapports relatifs à l’exercice écoulé.

6.1.2.   le conseil d’administration a le pouvoir d’exercer toute autorité et d’agir dans le cadre de son mandat et en conformité avec les buts du CCFO.

6.1.3.   cette autorité et liberté d’action ne doivent pas être contraire aux statuts et règlements adoptés par l’assemblée générale.

6.1.4.   et aucun règlement adopté par l’assemblée générale ne peut annuler une action prise par le CA qui aurait été valide si ce règlement n’avait pas été adopté.

6.1.5.   en cas de démission d’un ou des membres du CA avant la fin du terme, un ou des remplaçants seront nommés à la discrétion des autres membres du CA.

6.1.6.   tout membre du CA qui reçoit un salaire ou toute autre forme de rémunération, conjointement ou non, quel que soit le type de service fourni, doit siéger à titre de membre non-votant sur le CA et doit être approuvé par une majorité simple lors d’une réunion du CA.  Il a cependant droit au remboursement des dépenses raisonnables encourues dans l’exercice de ses fonctions.

6.1.7.   les membres du CA et les employés du CCFO, de même que leurs héritiers, exécuteurs et administrateurs testamentaires, seront indemnisés et protégés contre toute perte personnelle sur les fonds du CCFO à l’égard:
a) de tous frais et dépenses de toute nature pouvant découler d’une action ou poursuite judiciaire qui leur serait intentée par la suite d’une action ou d’une omission survenant dans l’exercice de leurs fonctions;
b) de tout autre frais et dépense qu’il pourrait subir ou supporter relativement aux affaires du CCFO, sauf les frais et dépenses occasionnés par négligence ou manquement volontaire de leur part.

6.1.8.   les membres du CA étudieront toutes les résolutions spéciales reçues au plus tard quatre (4) semaines avant la tenue de l’AGA.

6.2.      Composition :

6.2.1 Le Conseil d’administration du CCFO est composé de :
a) Un poste à la présidence;
b) Un poste à la vice-présidence;
c) Un poste à la trésorerie;
d) Un poste au secrétariat;
e) Un maximum de cinq (5) postes de directeurs/directrices

Tous les membres du conseil d’administration sont élus lors de l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire et leur mandat sera de deux (2) ans. Le président est élu lors de l’assemble générale lors d’années impaires. Quatre autres conseillers sont élus lors d’années impaires, et quatre conseillers sont élus lors d’années paires. L’attribution des autres postes se fera par élection lors de la première réunion du conseil d’administration suivant l’élection de ses membres.

6.2.2.   un président démissionnaire ne peut siéger à titre de président sortant.

6.3.      Procédures pour les conseillers :

6.3.1.   les conseillers peuvent se rencontrer où ils veulent, si cela leur permet de régler promptement les affaires du CCFO.

6.3.2.   les conseillers se rencontreront au moins sept (7) fois par année et le quorum sera la majorité simple.

6.3.3.   tout membre du CA peut démissionner n’importe quand pourvu qu’il ait rempli toutes ses obligations à date.  Il informera le CA de sa décision par écrit.

6.3.4.   tout membre du CA qui, sans raison valable, manque d’assister à plus de trois (3) réunions consécutives du conseil, est radié comme membre dudit conseil.

6.4.      Devoirs des membres du conseil d’administration :

6.4.1.   le président préside toutes les réunions du CCFO et du conseil d’administration.

6.4.2.   le président est le chef exécutif du CCFO et supervise les autres conseillers dans l’exercice de leurs fonctions.

6.4.3.   le président est le porte-parole officiel de la société.

6.4.4.   en cas d’incapacité d’agir du président, le CA désignera un remplaçant, sauf en ce qui concerne la présidence d’assemblée annuelle.

6.4.5.   le président garde une copie de tous les ordres du jour et des procès-verbaux des réunions du CA et des assemblées générales.

6.4.6.   le vice-président présidera les assemblées en l’absence du président et secondera le président dans ses fonctions et responsabilités.

6.4.7.   le secrétaire doit, soit par lui-même ou par l’entremise d’un employé de la société:
a) garder la correspondance de la société;
b) envoyer les avis de réunions de la société et du conseil d’administration;
c) tenir à jour les procès-verbaux de toutes les assemblées de la société et des réunions du CA;
d) garder tous les livres et les autres documents de la société, sauf ceux devant être gardés par le trésorier;
e) garder le sceau de la société;
f) maintenir à jour la liste des membres.

6.4.8.   le trésorier doit, soit par lui-même ou par l’entremise d’un employé de la société:
a) garder et tenir à jour les livres comptables et les autres documents nécessaires pour se conformer à la « Loi des Sociétés»;
b) fournir des états financiers aux membres du CA, aux membres et à d’autres personnes, sur demande.

6.4.9.   les fonctions de secrétaire et trésorier peuvent être tenues par une personne qui sera connue sous le nom de «secrétaire-trésorier».

6.4.10. en l’absence du secrétaire au cours d’une réunion ou d’une assemblée, le CA peut nommer une autre personne pour agir comme secrétaire.

6.4.11. les signataires pour les chèques émis par le CCFO seront nommés par le CA.

6.4.12. les conseillers s’assurent de la réalisation des politiques, des orientations adoptées par l’AGA et des recommandations provenant des membres.

 

ARTICLE 7: SCEAU

7.1.      Le sceau officiel du CCFO est celui dont l’empreinte apparaît à la dernière page de ce document.

7.1.1.   Le sceau ne sera utilisé que par autorisation d’une résolution du CA et seulement en présence des personnes autorisées dans la résolution ou si personne n’a été autorisée, en présence du président ou du vice-président.

 

ARTICLE 8: LE FINANCEMENT

 

8.1.      Les moyens de financement du CCFO sont les suivants :
a) cotisations, contributions et dons de ses membres;
b) subventions, dons publics et privés;
c) intérêts ou bénéfices tirés de placements, de legs ou d’opérations permises par la loi;
d) recours à tout autre moyen légal dont le CCFO dispose;
e) partenariats avec lesquels le CCFO pourrait partager et élargir ses ressources.

8.2.      Emprunts :

8.2.1.   afin de poursuivre les objectifs du CCFO, les membres du CA peuvent, au nom du CCFO, contracter un ou des emprunts en particulier, sans pour ainsi s’y limiter, en émettant des obligations.

8.2.2.   aucune obligation ne pourra être émise sans l’autorisation d’une résolution spéciale présentée à une AGA.

8.2.3.   les membres peuvent limiter, par résolution spéciale, les pouvoirs d’emprunt des membres du CA, cependant une telle restriction prend fin à la prochaine AGA.

 

ARTICLE 9: NOMINATIONS ET ATTRIBUTIONS DES MEMBRES DU PERSONNEL

9.1.      Les employés permanents et à contrat sont embauchés par un comité de sélection à la suite de concours libres et ouverts.

9.2.      Les conditions de travail des employés permanents du CCFO sont définies dans une «Convention de travail».

9.3.      Les tâches des employés seront définies dans le document intitulé «Description de tâches».

9.4.      Un «Contrat de travail» de même qu’une «Convention de travail» seront négociés à intervalles réguliers entre le CA et le ou les employés.

 

ARTICLE 10: VÉRIFICATEUR

10.1.    Le vérificateur-comptable est nommé à l’AGA et son mandat durera jusqu’à la prochaine AGA.

10.2    Après vérification des comptes, le vérificateur-comptable remettra au CA son rapport écrit.

10.3.    Toutefois, en cas de nécessité, un vérificateur-comptable peut être nommé par le CA, entre la tenue de deux AGA.

10.4.    Un vérificateur-comptable peut être retiré de ses fonctions par une proposition du CA.

10.5     Un vérificateur-comptable devra être informé immédiatement de sa nomination ou de la fin de son mandat.

 

ARTICLE 11: AMENDEMENTS

 

11.1.    Seule l’AGA a le droit d’adopter des amendements aux présents statuts et règlements.

11.2.    Le CA, tout aussi bien qu’un membre, peut soumettre un projet d’amendement aux statuts et règlements à condition qu’il en ait donné un avis par écrit au secrétariat au moins quatorze jours (14) avant l’assemblée générale.  Le texte de tous les projets d’amendements doit être communiqué aux membres en même temps que les avis de convocation.

11.3.    Tout amendement doit être approuvé par un suffrage de 3/4 des votes des membres présents à l’AGA.

11.4.    Tout amendement aux statuts et règlements n’entrera en vigueur que lorsqu’approuvé par le «Registrar of Companies».

 

ARTICLE 12: LIEU DE GARDE DES DOCUMENTS

12.1.    Le sceau, les livres de comptabilité, tous les dossiers et les documents officiels seront gardés au siège social du CENTRE CULTUREL FRANCOPHONE DE L’OKANAGAN.