Facility Rental

FRAIS SUPPLÉMENTAIRES

Des frais supplémentaires peuvent être facturés au Locataire et déduits du dépôt de garantie dans les cas suivants :

Utilisation au-delà des heures prévues : Toute utilisation des installations au-delà de la période convenue sera facturée à un tarif horaire majoré de 50 %.

Nettoyage ou dommages : Si les installations ou le matériel loué (mobilier, équipement technique, etc.) sont laissés dans un état malpropre ou endommagé, au-delà de l’usure normale, des frais de nettoyage ou de réparation seront appliqués.

Infraction à l’interdiction de fumer/vapoter : Des frais de 250 $ seront facturés en cas de tabagisme ou de vapotage à l’intérieur ou autour du bâtiment, y compris dans la salle principale, les petites salles, les toilettes, les balcons et la cour. Conformément aux règlements municipaux de la Ville de Kelowna, il est interdit de fumer ou vapoter à moins de 3 mètres de toute entrée. Il est uniquement permis de fumer dans le stationnement, à distance de 3 mètres des portes arrières.

Dommages ou pertes : Tous frais engagés par le CCFO pour la réparation ou le remplacement d’éléments endommagés ou perdus en raison de l’utilisation des lieux par le Locataire seront à la charge de ce dernier.

Objets abandonnés : Des frais seront appliqués si le CCFO doit retirer du matériel ou des objets volumineux laissés sur place sans autorisation écrite préalable.

Perte de revenus locatifs : Si des dommages causés par le Locataire entraînent une perte de revenus locatifs pour le CCFO, le Locataire sera tenu de compenser cette perte.

Utilisation inappropriée : Tout autre coût résultant d’une utilisation inappropriée des installations par le Locataire sera facturé en conséquence.

FRAIS SUPPLÉMENTAIRES : FAUSSE ALARME

Tous les frais liés à de fausses alarmes déclenchées par le système de sécurité du CCFO (ADT), y compris l’intervention de services d’urgence ou de la police, résultant des actions ou de la négligence du Locataire, seront à la charge de ce dernier.

Une amende de 150 $ par incident sera appliquée. Un incident peut résulter de l’une ou plusieurs des situations suivantes :

• Ne pas avoir correctement fermé toutes les portes (intérieures et extérieures) ;
• Ne pas avoir activé le système d’alarme en quittant les lieux ;
• Ne pas avoir contacté ADT en cas de fausse alarme pendant la période de location (totale ou partielle) des locaux du CCFO ;
• Ne pas avoir informé le CCFO d’une fausse alarme.

Conformément au présent accord, le CCFO est autorisé à régler les frais supplémentaires (dépassant le loyer fixé pour les installations et/ou l’équipement) en les déduisant directement du dépôt de garantie du Locataire.

Le Locataire recevra une facture pour tout montant excédant le dépôt de garantie, afin de couvrir l’ensemble des frais en suspens.

Le Locataire est responsable de tout coût excédentaire au montant de son dépôt de garantie.

UTILISATION DU NOM ET DU LOGO

Le Locataire ne doit pas utiliser le nom du CCFO de manière à suggérer un soutien ou un parrainage de son événement sans l’autorisation écrite préalable du CCFO.

Les marques déposées du CCFO — y compris son nom, ses initiales, son logo et tout autre symbole distinctif — sont protégées en tant que propriété intellectuelle et ne peuvent être utilisées à des fins promotionnelles par le Locataire sans le consentement écrit préalable du CCFO.

POLITIQUE D’ANNULATION

Le Locataire ne doit en aucun cas sous-louer ou permettre à une autre personne ou organisation d’utiliser les installations pendant la période de location.

Toute annulation ou résiliation du présent contrat doit être transmise par écrit au CCFO, par courrier ou par courriel, selon les modalités suivantes :

• Les annulations reçues 30 jours ou plus avant la date de location donneront droit à un remboursement de 50 % des frais de location.
• Les annulations reçues moins de 30 jours avant la date de location ne donneront lieu à aucun remboursement et la totalité des frais de location sera facturée.

Aucun remboursement ne sera accordé si un événement doit être annulé en cours de déroulement en raison de circonstances indépendantes de la volonté du CCFO, telles qu’un incendie, une inondation, une panne de courant ou toute autre situation, y compris les ordonnances de santé publique de la Colombie-Britannique, nécessitant la fermeture du bâtiment pour des raisons de santé et de sécurité des visiteurs.

Dans le cas où le CCFO serait dans l’impossibilité de fournir l’accès aux installations ou de remplir ses obligations en raison d’un cas de force majeure — y compris, sans s’y limiter, les catastrophes naturelles, les restrictions gouvernementales, les incendies, les intempéries, les grèves ou les troubles civils — cela constituera un motif de résiliation immédiate du contrat. Dans un tel cas, le CCFO remboursera toute portion des frais de location déjà versée par le Locataire, mais ne pourra être tenu responsable d’aucune autre perte ou dommage subi par le Locataire ou des tiers.

INDEMNISATION ET ASSURANCE

Le Locataire s’engage à souscrire et à maintenir, à ses propres frais, une police d’assurance responsabilité civile générale d’un montant global d’au moins 2 000 000,00 $ pour toute la durée du présent contrat.

Le Locataire devra fournir un certificat d’assurance attestant de la validité de cette couverture, et confirmant que le CCFO y est désigné comme assuré additionnel. La preuve de cette assurance doit être reçue par le CCFO au plus tard à la date de début de la location. À défaut, l’accès et l’occupation des lieux seront refusés, mais tous les frais de location seront maintenus, à la charge du Locataire. 

Le Locataire doit signaler à son assureur ainsi qu’au CCFO tout dommage corporel ou matériel survenu pendant la période de location, ou en lien avec l’utilisation ou l’occupation des lieux.

Clause de non-responsabilité et d’indemnisation : Le Locataire sera responsable de toutes pertes, coûts, dommages et dépenses subis ou engagés par le CCFO, ses dirigeants, employés et mandataires (les « Parties indemnisées »), y compris, sans s’y limiter, les dommages matériels, la perte d’usage, les blessures ou le décès de toute personne, résultant de l’événement, de l’événement présumé ou de l’absence d’événement lié au présent contrat, sauf en cas de négligence exclusive des Indemnisés.

Le Locataire s’engage à défendre, indemniser et dégager de toute responsabilité les Parties indemnisées contre toute réclamation, demande, action, procédure ou responsabilité, ainsi que tous les frais et dépenses y afférents, résultant de l’événement, de l’événement présumé ou de l’absence d’événement lié au présent contrat, sauf si ces réclamations résultent exclusivement de la négligence des Parties indemnisées.

INSTALLATION, DÉCORATION, DÉMONTAGE ET NETTOYAGE

Le Locataire est responsable de l’événement ainsi que des participants, et doit rester sur place pendant toute la durée de l’événement, de l’installation jusqu’à la fin du démontage.

Le Locataire n’est pas autorisé à enfoncer de clous, crochets, punaises, vis, poteaux, piquets ou tout autre type de fixation dans quelque partie que ce soit des installations. Aucune modification des lieux ne peut être effectuée ou autorisée sans l’accord écrit préalable du CCFO.

Aucune flamme nue n’est autorisée à l’intérieur du bâtiment. Les bougies doivent être à DEL uniquement. Aucune flamme n’est permise. Les machines à fumée, les feux de bengale (sparklers), ainsi que l’utilisation de bonbonnes de CO₂, de vapeur, d’aérosols ou de tout autre produit en suspension pouvant affecter les détecteurs de fumée ou le système de ventilation (CVC) sont strictement interdits. L’utilisation de charbon de bois ou de bois est interdite à l’intérieur et l’extérieur des locaux du CCFO. Les bonbonnes de propane sont strictement interdites à l’intérieur du bâtiment.

Le Locataire s’engage à ne pas effectuer de raccordement à l’alimentation en eau ou aux panneaux électriques sans l’autorisation écrite préalable du CCFO.

Le Locataire est responsable de laisser les lieux dans le même état qu’à leur arrivée, y compris l’élimination de tous les déchets et matières recyclables générés, et de s’assurer que tous les équipements appartenant au CCFO restent sur place et en bon état de fonctionnement. Les poubelles doivent être vidées, le recyclage placé dans des sacs bleus, et les bouteilles vides retirées. Le sol doit être balayé, les toilettes nettoyées, et les déchets extérieurs ramassés. Aucun matériel de nettoyage n’est fourni. Si le Locataire ne nettoie pas les lieux, des frais de nettoyage professionnel seront facturés.

Le Locataire est responsable de tout dommage causé aux installations et/ou au matériel loué pendant la période d’utilisation et d’occupation. En cas de dommage ou si un nettoyage intensif est nécessaire, le Locataire devra assumer tous les frais de réparation et/ou de nettoyage engagés par le CCFO.

Le Locataire reconnaît que les délais mentionnés dans le présent contrat incluent les périodes nécessaires à l’installation, au démontage et au nettoyage.

ÉQUIPEMENT ET ACCESSOIRES

Le Locataire reconnaît que seul l’équipement approuvé par le personnel du CCFO sera mis à disposition.

Le Locataire ne doit en aucun cas retirer, déplacer ou emporter à l’extérieur des lieux tout bien appartenant au CCFO sans l’autorisation écrite préalable du CCFO.

Le Locataire devra retirer tout équipement loué, ainsi que tout bien personnel ou appartenant à son organisation, à la fin de son événement, sauf si d’autres dispositions ont été prises avec l’accord écrit préalable du CCFO.

Le CCFO se réserve le droit de disposer de tout matériel laissé sur place après la période de location, y compris affiches, programmes, éléments de décor ou tout autre objet appartenant au Locataire ou à toute personne associée à lui. Le Locataire pourra se voir facturer les frais de décharge ainsi que les coûts de main-d’œuvre liés à un nettoyage ou à une remise en état du bâtiment dépassant les exigences normales.

SÉCURITÉ ET RÈGLEMENTS

Le Locataire s’engage à respecter toutes les réglementations applicables en matière de sécurité, d’incendie, de santé et de consommation d’alcool.

Si de l’alcool est servi lors de l’événement, le Locataire doit fournir au CCFO une copie de son permis d’alcool au moins 7 jours ouvrables avant la date de l’événement.

Toute forme de jeu de hasard est interdite dans les installations.

Il est interdit de fumer ou de vapoter à l’intérieur des installations — il s’agit d’un environnement sans fumée ni vapeur.

Les animaux ne sont pas autorisés dans les installations, à l’exception des chiens d’assistance.

L’utilisation de confettis est interdite, à l’intérieur comme à l’extérieur du bâtiment.

Le Locataire assume l’entière responsabilité du comportement, des actes et de la conduite de toutes les personnes admises dans les installations, que ce soit avec son consentement ou celui de toute personne agissant en son nom. Le CCFO se réserve le droit d’expulser toute personne jugée inappropriée, y compris tout participant troublant l’ordre ou présentant un danger potentiel pour les lieux, les autres participants ou lui-même.

Le Locataire est seul responsable de la supervision de toutes les personnes présentes dans les installations du CCFO pendant son événement. Le CCFO n’assume aucune responsabilité à cet égard.

La GRC pourra être appelée, aux frais du Locataire, dans les cas suivants :

• usage présumé de drogues illégales;
• perte de contrôle du Locataire sur les participants;
• consommation présumée d’alcool sans permis d’alcool valide;
• toute autre situation compromettant la sécurité des participants ou l’intégrité des installations.

Le Locataire ne doit pas admettre un nombre de personnes supérieur à la capacité légale, sécuritaire et fonctionnelle des lieux.

Les événements publics peuvent nécessiter la présence d’un service de sécurité professionnel, aux frais du Locataire. Si de l’alcool est servi lors d’un événement public, une preuve d’embauche d’agents de sécurité certifiés devra être fournie.

Droits d’auteur et permis : Le Locataire est responsable de tous les impôts, licences, taxes, droits ou redevances, y compris les frais de droits d’auteur (ex. : droits SOCAN) exigés ou facturés au Locataire et/ou au CCFO en lien avec l’utilisation et l’occupation des lieux.

DISPOSITIONS DIVERSES

Si le Locataire viole une partie de cet accord ou fournit de fausses informations au CCFO, le Locataire peut se voir refuser l'utilisation future de l'installation et perdra une partie ou la totalité des frais de location et/ou du dépôt payé.

Le CCFO se réserve le droit d'imposer des exigences supplémentaires jugées nécessaires pour protéger l'installation et son intégrité, aux frais du Locataire.

Si une disposition de cet accord est jugée invalide ou inapplicable, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.

Cet accord constitue le contrat entre les parties.

Il est conclu dans la province de la Colombie-Britannique, Canada, et sa validité, son interprétation, son exécution, sa violation et son application seront régies par les lois de la Colombie-Britannique applicables aux contrats exécutés dans cette province.

Cet accord deviendra contraignant dès qu'il aura été signé par le locataire.

Les titres de cet accord sont fournis pour des raisons de commodité et ne définissent ni ne limitent en aucune manière le contenu ou l'intention de ses dispositions.

Aucune modification ou amendement de cet accord ne sera contraignant à moins qu'il ne soit établi par écrit et signé par les deux parties.

Les informations personnelles sur ce formulaire sont collectées en vertu de la Loi sur la liberté d'information et la protection de la vie privée (« Freedom of Information and Protection of Privacy Act »), et sont nécessaires au fonctionnement des locations du CCFO. Pour toute question concernant la collecte de ces informations, veuillez contacter la directrice exécutive du CCFO, 702, avenue Bernard, Kelowna, V1Y 6P5 – 250.860.4074.

ADDITIONAL COSTS

The Renter may be charged additional costs, which may be deducted from the damage deposit, under the following circumstances:

Overtime Use: Use of the facilities beyond the agreed rental period will be charged at 1.5 times the standard hourly rate.

Cleaning and Damage: If the facilities or rented materials (e.g., furniture, technical equipment) are left in a condition that is not reasonably clean or show damage beyond ordinary wear and tear, cleaning or repair fees will apply.

Smoking/Vaping Violation: A $250 recovery fee will be charged for any smoking or vaping in or around the building, including the main hall, smaller rooms, bathrooms, balconies, and courtyard. Smoking is only permitted in the parking lot, at least 3 meters away from any doorway, in accordance with City of Kelowna bylaws.

Damage or Loss: Costs incurred by CCFO for repairs or replacement of damaged or lost items due to the Renter’s use will be charged accordingly.

Abandoned Items: Removal of equipment or large items left behind without prior written consent will incur additional charges.

Loss of Income: If damage caused by the Renter results in loss of rental income, the Renter will be liable for the equivalent amount.

Other Misuse: Any other costs arising from inappropriate use of the facilities by the Renter will be charged accordingly.

ADDITIONAL COSTS: FALSE ALARM

The Renter shall be responsible for any costs incurred due to false alarms triggered by the CCFO’s security system (ADT), including but not limited to the dispatch of emergency responders or police, when such incidents result from the Renter’s actions or negligence during their use or occupancy of the premises.

A fine of $150 per incident will be applied. An incident may result from one or more of the following:

• Failure to properly close all doors, including both interior and exterior doors;
• Failure to arm the security system upon departure;
• Failure to contact ADT in the event of a false alarm occurring during the rental period (whether full or partial use of the premises);
• Failure to notify CCFO of a false alarm.

According to this agreement, CCFO is entitled to settle upcoming, additional costs (exceeding the herewith fixed rent for facilities and/or equipment) by directly deducting the charges from the Renter’s damage deposit.

The Renter will be invoiced for any costs exceeding this damage deposit in order to cover all outstanding charges.

The Renter is responsible for any additional costs exceeding the amount of his damage deposit.

NAME AND LOGO USAGE

The Renter shall not use the name of CCFO in any manner that implies endorsement or sponsorship of their event without obtaining prior written authorization from CCFO.

CCFO’s trademarks—including its name, initials, logo, and any other identifying symbols—are protected intellectual property and may not be used for promotional purposes by the Renter without prior written consent from CCFO.

CANCELLATION POLICY

The Renter shall not sublease or permit any other individual or organization to use the facility during the rental period under any circumstances.

Any cancellation or termination of this agreement must be submitted in writing to CCFO via mail or email, in accordance with the following terms:

• Cancellations received 30 days or more prior to the rental date will be eligible for a 50% refund of the rental fee.
• Cancellations received less than 30 days before the rental date will result in no refund, and the full rental fee will be charged.

No refunds will be issued if an event is cancelled while in progress due to circumstances beyond CCFO’s control, including but not limited to fire, flood, power outage, or BC public health-related closures that require the facility to close for the safety of visitors.

In the event that CCFO is unable to provide access to the facility or fulfill its obligations due to force majeure—including but not limited to acts of God, government restrictions, natural disasters, strikes, or civil unrest—this shall constitute grounds for immediate termination of the agreement. In such cases, CCFO will refund any portion of the rental fees already paid by the Renter but shall not be held liable for any additional damages or losses incurred by the Renter or third parties.

INDEMNIFICATION & INSURANCE

The Renter shall procure and maintain a comprehensive general liability insurance policy for an inclusive limit of not less than $2,000,000.00, at its own expense, and cost, for the term of this Agreement.

The Renter will provide a Certificate of Insurance form as evidence of their insurance and that CCFO has been mentioned thereon as an Additional Insured. Proof of the above-mentioned insurance requirement must be received by CCFO by the start date of your rental, if not, entry and occupancy to the facility will be denied. However, the Renter will be charged for all costs and fees of the Rental.

The Renter must report to their insurance and to CCFO any personal injuries or property damage arising at any time during and/or arising out of or in any way connected with the Renter’s use or occupancy of the facility.

Hold harmless and Indemnification: The Renter shall be liable for all loss, costs, damages, and expenses whatsoever incurred or suffered by CCFO, its officers, employees and agents (the Indemnities) including but not limited to damage to or loss of property and loss of use thereof, and injury to or death of a person or persons resulting from or in connection with the event, purported event, or non-event of this Agreement, excepting only where such loss, costs, damages and expenses are as a result of the sole negligence of the Indemnities.

The Renter shall defend, indemnify and hold harmless the Indemnities from and against all claims, demands, actions, proceedings, and liabilities, whatsoever and all costs and expenses incurred in connection therewith and resulting from the event, purported event, or non-event of this Agreement, excepting only where such claim, demand, action, proceeding or liability is based on the sole negligence of the Indemnities.

SET-UP, DECORATION, TEARDOWN AND CLEAN-UP

The Renter is responsible for the event and the participants and shall remain on site for the whole duration of the event, from set-up to the end of take down.

The Renter is not permitted to drive any nails, hooks, tacks, screws, poles, stakes or other forms of fasteners into any part of the facility and shall not make or allow for any alterations of any kind therein without prior written approval from CCFO.

No open flames are permitted inside the building. Candles must be LEDs only. No flames are permitted. No smoke machines are permitted. No sparklers are to be used inside or out. The use of CO₂ cannisters, vapor, aerosols or any particulate spray which may impact smoke detectors, or the HVAC system are strictly prohibited. No use of charcoal or wood in or around CCFO is permitted. Propane tanks are strictly prohibited inside the building.

The Renter agrees that no connection to water intake or electrical panels will be made without the prior written consent of CCFO.

The Renter is responsible for leaving the facility in the exact condition in which it was rented including removal of any trash or recycling generated, and ensuring all fixtures belonging to CCFO to remain on-site in good working order. Garbage bins must be emptied, recycling must be put into blue bags, and empty bottles must be removed. The floor must be swept, the bathroom cleaned, and any outside debris must be cleaned up. Cleaning equipment is not provided. Failure on the part of the Renter to clean the premises will result in being charged for the cost of professional cleaning.

The Renter is responsible for any damage to the facility and/or to the rented equipment during his use and occupancy. In the event that damage occurs, or excessive cleaning is necessary, the renter is responsible for any and all janitorial and/or repair fees incurred by CCFO.

The Renter acknowledges that the deadlines in this agreement include the time to set up, take down and clean.

EQUIPMENT AND ACCESSORIES

The Renter acknowledges that only the equipment approved by CCFO staff will be provided.

The Renter will not remove, relocate or take any property of CCFO outside the facility for any reason without prior written approval from CCFO.

The Renter will remove all rental equipment, personal or organizational property upon the conclusion of his event, unless other arrangements have been made in the form of a prior written approval by CCFO.

CCFO has the discretion to dispose of any posters, programs, stage properties or other items belonging to the Renter or anyone associated with him, left at the facility after the end of the rental period. The Renter may be billed to recover dumping fees and labor costs required for extraordinary cleaning and building restoration beyond normal requirements.

SECURITY & REGULATIONS

The Renter will comply with all applicable safety, fire, health and liquor regulations.

The Renter must provide CCFO with a copy of their Liquor Licence at least 7 business days prior to their event if alcohol is being served at the event.

Gambling of any kind is not permitted at the facility.

Smoking is not permitted in the facility - this is a Smoke/Vape Free Environment.

Animals are not permitted at the facility, except assistant dogs.

There is to be no confetti inside or outside the building.

The Renter hereby assumes full responsibility for the character, acts, and conduct of all persons admitted to the facility or to any portion of the facility by the consent of the Renter or by or with the consent of any person acting for or on behalf of the Renter. CCFO maintains the right to eject any objectionable person or persons, including any or all patrons that are disorderly and exhibit behavior that is potentially dangerous to the facility, other patrons or themselves.

The Renter is solely responsible for supervising all individuals at CCFO facility during their event. CCFO is not responsible for providing this supervision.

 RCMP will be called at the expense of the Renter if:

• illegal drugs are suspected;
• the Renter loses control of the participants;
• alcohol is suspected during an event without a Liquor Licence;
• any situation where security of participants or safety of the facility are compromised.

The Renter will not admit a larger number of individuals that can lawfully, safely and freely move about the facility.

Public events may require professional security at the expense of the Renter. If alcohol is being served at a public event, a proof of hired certified security professionals must be provided.

Royalties, Permits: The Renter shall be responsible for all taxes, licenses, rates, duties or assessments and any copyright fees, including SOCAN fees charged or assessed against the Renter and/or CCFO in respect to the use and occupancy of the facilities by the Renter.

MISCELLANEOUS

If the Renter violates any part of this agreement or reports false information to CCFO, the Renter may be refused further use of the facility, and the Renter will forfeit a portion of, or all of the rental fee and/or deposit paid.

CCFO reserves the right to impose additional requirements as deemed necessary to protect the facility and its integrity at the cost of the Renter.

If any provision of this Agreement is held to be invalid or unenforceable, the remaining provisions will remain in full force and effect.

This Agreement constitute the Agreement between the Parties.

This Agreement is made in the Province of British Columbia, Canada, and its validity, construction, performance, breach and operation shall be governed by the laws of British Columbia applicable to contracts to be performed in British Columbia.

This Agreement will become binding once the Renter signs it.

The headings of this Agreement are for convenience, and do not in any way define or limit the wording or intent of any provision of this Agreement.

No modification or amendment of this Agreement shall be binding unless made in writing and signed by both parties.

Personal information on this form is collected under the authority of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act, and is necessary for the operation of CCFO’s rentals. Questions about the collection of this information are to be directed to CCFO’S Executive Director, 702 Bernard Avenue, Kelowna, V1Y 6P5 – 250.860.4074.